* kostenfrei aus dem dt. Festnetz

Unser Telefonservice – Ihre Vorteile im Überblick

Besonders lange Servicezeiten

Weil wichtige Anrufe häufig schon vor 9 Uhr und vor allem nach 17 Uhr noch eingehen, sind wir werktags von 6.30 bis 20 Uhr für Sie im Einsatz. Sogar an Wochenenden nehmen wir von 8 bis 18 Uhr – ohne Aufpreis! (außer an Feiertagen) – Ihre Anrufe für Sie an. Da viele Menschen ungern auf Anrufbeantworter sprechen, ergeben sich durch Gespräche mit einem persönlichen Ansprechpartner zusätzliche Chancen für Ihr Unternehmen.

Auch Rand- und Sonderzeiten werden abgedeckt, optional 24/7-Service

Gibt es am Tag weitere Zeiten, zu denen Ihre Telefonzentrale unterbesetzt oder auch überlastet ist – wir sind für Sie da. Bei Bedarf auch rund um die Uhr und an Feiertagen.

Sekundengenaue Abrechnung, Kostentransparenz

Die Abrechnung unserer Serviceminuten erfolgt sekundengenau und transparent, ab der 1. Sekunde. Bei IhreTelefonZentrale.de gibt es weder versteckte Servicegebühren noch zusätzliche Gesprächsannahmegebühren. Verwähler, Aufleger und ggf. abgeblockte Werbeanrufe verursachen daher allenfalls wenige Service-Sekunden und somit kaum Geld.

Produktives und ungestörtes Arbeiten

Kundenberatungen, Terminvereinbarungen, Meetings, komplexe Angebotsausarbeitungen, Programmierarbeiten und telefonische Supportleistungen können ohne Unterbrechung durchgeführt werden. Das spart Zeit, Geld und Nerven. Die Konzentration bleibt erhalten und (teure) Fehler können vermieden werden. Die Zeiten pro Fall reduzieren sich, was die Fallkosten reduziert und gleichzeitig mehr Fallbehandlungen pro Tag ermöglicht. Das Lesen einer gut vorbereiteten Anrufnotiz ist deutlich weniger aufwendig, als den Anruf selbst anzunehmen (insbesondere in Stresssituationen) – und verbessert den Ablauf.

Entlastung Ihres Unternehmens in Stoßzeiten, als Urlaubs-/Krankheitsvertretung

Stoßzeiten und Krankheitsvertretungen lassen sich in der Regel schlecht im Voraus planen. Deshalb ist es gut, einen verlässlichen Partner wie uns in Bereitschaft zu wissen. Selbst wenn Sie prinzipiell eine gute Telefonversorgung haben, kann es zu unvorhersehbaren Engpässen kommen. In solchen Fällen leiten Sie Ihre Anrufer einfach punktuell oder temporär an uns weiter, um keinen Anruf zu verpassen.

Unterstützung als Vorzimmer, Telefonzentrale, 24h-Hotline

Das Team ist universell einsetzbar. Je nach Unternehmensbereich nutzen wir ein mit Ihnen vereinbartes und ggf. differenziertes Anruf-Handling. So werden an der Telefonzentrale in aller Regel andere Informationen abgefragt oder weitergegeben als am Vorzimmertelefon des Vorstands, ganz andere wiederum bei einer 24-7 Hotline.

Mehrere unterschiedliche Einsatzbereiche können gebucht werden – für einen nur geringen Aufpreis. Unser  Tarif Professional XL bietet Ihnen z.B. 3 Zentralen, eine für die Telefonzentrale, eine für verwaiste Durchwahlplätze und eine für das Vorstandsvorzimmer (etwa bei Halbtagskräften). Lassen Sie sich von uns beraten, welche Lösung für Sie am günstigsten ist.

Wettbewerbsvorteil durch Serviceorientierung

Je schärfer Ihre Wettbewerbssituation, desto hilfreicher ist ein professioneller Auftritt am Telefon, inklusive einer guten Erreichbarkeit. Mit unserem Telefonservice unterstützen wir Sie, den einen oder anderen Auftrag zusätzlich zu erhalten, der sonst vielleicht verloren ginge. Hinzu kommt meist eine Image-Verbesserung, was die Weiterempfehlungsrate und die Kundenbindung erhöht.

Steigerung des Neukundengeschäfts und Stärkung der Kundenbindung

Eine zuverlässige, persönliche Anrufannahme erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Kunden und Interessenten wiederholt anrufen und bestellen. Selbst Reklamationen haben dann ihr Gutes, weil eine kompetente, schnelle Reaktion die Kundenbindung vertieft (Ertragssicherheit) anstatt zu Eskalation und Kündigung zu führen.

Professionelle Außenwirkung

Dass wir uns mit Ihrem Firmennamen melden, macht einen guten Eindruck auf Ihre Anrufer und erhöht die Chance, dass es zu einem Kontakt bzw. einem Auftrag kommt. Dadurch werden kleine Firmen „größer“ wahrgenommen, als sie sind – sie wirken überzeugend professionell. Größere Unternehmen wirken auf Anrufer  deutlich sympathischer, wenn diese nicht in einer Warteschlange oder durch „kaltes Verbinden“ im Nirwana landen. Leiten Sie Ihre Anrufe einfach zu uns um, solange Sie sich nicht selbst um sie kümmern können.

Flexibles Anrufmanagement, Weiterleiten von Anrufen, themenorientiertes Filtern

Auch wenn wir Anrufe für Sie entgegennehmen, können wir diese gerne an Sie durchstellen,  entweder immer oder nur in wichtigen Fällen oder nur von bestimmten Personen. Diese Details werden vorher im Anruf-Handling festgelegt. Ebenso können Sie Sperrzeiten definieren, zu denen prinzipiell keine Anrufer mit Ihnen verbunden  werden sollen, z.B. während der Mittagszeit.

Natürlich können wir eingehende Anrufe auch an bestimmte Mitarbeiter oder Abteilungen durchstellen oder, wenn gewünscht, mit bestimmten Personen nicht verbinden (z.B. Geschäftsführung, Vorstand). Wahlweise können wir alle Anrufe – oder die bestimmter Personen/Firmen – auch nur aufnehmen. In diesem Fall notieren wir die Daten, die Sie für die weitere Bearbeitung benötigen, was neben den erforderlichen Kontakt- und Adressdaten und auch Antworten auf Standardfragen sein, wie z.B.: „Sind Sie schon Kunde?“, „Wie lautet Ihre Kundennummer?“, „Um welche Rechnung geht es?“, „Mit wem möchten Sie sprechen?“ oder „Um welches Projekt geht es?“ – IhreTelefonZentrale.de ist diesbezüglich so flexibel wie Ihre Sekretärin.

Einträge in ein kundeneigenes Webinterface

Die gewünschten Anrufdaten übermitteln wir Ihnen per E-Mail an eine oder auch mehrere E-Mail-Adressen. Eine Übermittlung per SMS kann dazugebucht werden.
Falls vorhanden, tragen wir die Anrufdaten auch gerne in Ihr Webinterface ein, damit Sie die Informationen zeitsparend und ohne Zusatzarbeiten weiterverarbeiten können. Auf Anfrage prüfen wir bereits im Vorfeld die Machbarkeit des Eintrags in ein solches System.

Kompetente, geschulte und freundliche Mitarbeiter

Bei uns werden nicht irgendwelche Mitarbeiter ans Telefon gelassen: Die Mitglieder unseres Teams sind zum Teil schon lange bei uns. Sie wurden sorgsam nach den erforderlichen Kriterien ausgesucht und von uns geschult. Um auf Dauer eine gleichbleibende Qualität gewährleisten zu können, werden sie, ebenso wie neue Mitarbeiter, auch während des Einsatzes immer wieder durch die Teamleitung gecoacht. Die Projektleitung des Teams verfügt über ein gutes Gespür, ob jemand für den Beruf des Callagenten geeignet ist.

Leistungserbringung im professionellen Callcenter (nicht im Home-Office)

Die Telefonisten arbeiten nicht von Zuhause aus, denn nur die Arbeit im Callcenter ermöglicht eine effiziente Einsatzplanung und Performance. Hier kann die Teamleitung die Mitarbeiter optimal steuern, regelmäßig coachen und bei Bedarf korrigieren, um Ihnen und Ihren Anrufern dauerhaft eine gute Qualität zu bieten. Im Callcenter ist ein solches Qualitätsmanagement quasi im Live-Betrieb möglich. Auch die technische Qualität der Telefonate sowie der Ressourcen kann hier am besten überwacht werden. So sorgt auch die hauseigene IT-Abteilung bei etwaigen Problemen am Rechner eines Mitarbeiters sofort für Abhilfe.

 

Telefonservice testen

Besonders lange Servicezeiten

Wir sind für Sie da:

Montag bis Freitag   06:30 bis 20:00 Uhr
Samstag und Sonntag   08:00 bis 18:00 Uhr

Auf Wunsch auch 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche.

Direkt nach jedem Anruf erhalten Sie eine Nachricht mit den wichtigsten Daten des Anrufers und seines Anliegens per E-Mail oder SMS. Auf Wunsch können auch Termine in einen Online-Kalender eingetragen oder Werbeanrufe geblockt werden.

Sekundengenaue Abrechnung

Zahlen Sie nur die Leistung, die Sie in Anspruch nehmen

  • Bereits ab der ersten Sekunde Abrechnung im Sekundentakt
  • Keine zusätzlichen Gesprächsannahmekosten
  • Bei Weiterleitung nur noch telefonische Weiterleitungskosten

So bleiben die monatlichen Kosten günstig und transparent. Das rechnet sich, denn Ihre Mitarbeiter und Sie können sich ungestört um Ihre Kunden und Aufträge kümmern. So können Sie Ihren Umsatz steigern, während wir für Sie ans Telefon gehen.

Produktiv und ungestört arbeiten

Unser Telefonservice entlastet Sie immer dann, wenn Sie es möchten. Ohne Störung durch eingehende Anrufe können Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren. Meetings oder Kundengespräche laufen ungestört ab.

Trotzdem wird jeder Ihrer Anrufer nach Ihren Vorgaben persönlich empfangen. Unsere Telefonservice-Mitarbeiter nehmen Name, Rückrufnummer, mögliche Rückrufzeit und das Anliegen jedes Anrufers auf. In wichtigen Fällen, die Sie vorab definieren, können wir Ihre Anrufer auch mit Ihnen verbinden.

Entlastung Ihres Unternehmens

in Stoß- und Urlaubszeiten, bei Störungen und Notfällen sowie im Krankheitsfall

Kommen in Stoßzeiten mehr Anrufe an, als von Ihnen entgegengenommen werden können? Oftmals werden diese verlorenen Anrufe gar nicht bemerkt. Hier gibt es die Möglichkeit der indirekten Rufumleitung. Ist Ihre Leitung besetzt oder sollte nach mehrmaligem Klingeln der Anruf von Ihnen noch nicht entgegengenommen worden sein, wird er automatisch zu IhreTelefonzentrale.de weitergeleitet.

Während Urlaubs- oder Krankheitsvertretungen kann der betreffende Anschluss auch dauerhaft umgeleitet werden. Das schließt ein Weiterverbinden in wichtigen Fällen nicht aus.

Wenn Sie auch im Notfall und bei Störungen durchgehend erreichbar sein müssen, filtern und koordinieren wir die eingehenden Anrufe nach Ihrer Vorgabe. Nur wirkliche Notfälle werden an Bereitschaftstechniker weitergeleitet. Hier bieten wir die Möglichkeit, mehrere Kontakte nacheinander anzurufen.

Unser 24/7-Service bietet Ihnen ebenso die Möglichkeit, die Anrufe direkt online in eine Notfalldatenbank einzugeben und so verschiedene Notfallmaßnahmen automatisch zu steuern.

Unterstützung

als Vorzimmer, Telefonzentrale, 24h-Hotline

Angenehmes Arbeiten, das nicht ständig durch das Telefon unterbrochen wird. Wir sorgen für Ruhe, wenn Sie sie brauchen, stellen Ihnen auf Wunsch Anrufer durch und sortieren lästige Werbeanrufe aus.

Selbst ein hohes Anrufvolumen ist für uns kein Problem. Wir verbinden die Anrufer innerhalb Ihres Unternehmens direkt zum Ansprechpartner, bzw. zur Serviceabteilung. Ist die Zielperson gerade nicht erreichbar nehmen wir den Anruf auf und senden eine aussagekräftige Gesprächsnotiz an die betreffende E-Mail-Adresse.

Unser 24/7-Service garantiert Ihnen eine dauerhafte Erreichbarkeit. Für Unternehmen, die in Notfall- und Störungssituationen durchgehend erreichbar sein müssen, filtern und koordinieren wir die eingehenden Anrufe nach Vorgabe. IhreTelefonzentrale.de unterstützt auch die Hotelbranche. Wir garantieren rund um die Uhr eine professionelle und freundliche Anrufannahme, in Zeiten, in denen die Rezeption nicht besetzt ist oder die Mitarbeiter anderweitig beschäftigt sind.

Wettbewerbsvorteil durch Serviceorientierung

Heutzutage erwarten Kunden eine ständige Erreichbarkeit von Unternehmen. Sie möchten sich möglichst permanent betreut wissen.

Die Zufriedenheit Ihrer Kunden wächst, wenn Sie bei einem Anruf nicht den Anrufbeantworter, sondern einen persönlichen Ansprechpartner erreichen. So kann das Gespräch mit einem besseren Gefühl beendet werden, weil der Anrufer weiß, seine Frage wird beantwortet oder sein Problem geklärt. Ein Anrufbeantworter kann das nicht leisten.

Ein entscheidender Wettbewerbsvorteil ist somit die optimale Erreichbarkeit als Ausdruck von Serviceorientierung.

Professionelle Außenwirkung

„Unternehmen werden zunächst nicht danach beurteilt, was sie können und leisten, sondern danach, wie sie sich am Telefon verhalten!“

Gerd Bornwasser, Inhaber von IhreTelefonzentrale.de

Die Telefonzentrale ist die Visitenkarte eines Unternehmens. IhreTelefonzentrale.de nimmt die Anrufe kompetent und freundlich in Ihrem Namen und nach Ihren Vorgaben entgegen. Der Anrufer bemerkt nicht, dass er mit unserem Telefonservice verbunden wurde. So können auch kleine Unternehmen von der seriösen Außenwirkung eines eigenen Sekretariats, bzw. einer eigenen Telefonzentrale profitieren.