Abwesenheiten ganz einfach per Handy oder PC festlegen
Beim Abschluss eines Vertrags mit uns vereinbaren Sie mit uns ein sogenanntes Handling für den Umgang mit Ihren Anrufern zu wiederkehrenden Zeiten. Ergeben sich darüber hinaus außerplanmäßige Situationen, in denen Sie nicht erreichbar sind und/oder Ihre Anrufer mit bestimmten, auch vertraulichen Informationen versorgt werden müssen, können Sie diese online in unseren Abwesenheitsplaner eintragen.
Das Handling
Im Handling, auf Deutsch „Handhabung, Umgang“, legen Sie fest, wie wir mit Ihren Anrufen verfahren sollen. So brauchen Sie uns die Details zu Ihren Abwesenheiten nicht jedes Mal neu zu übermitteln.
Im Handling können Sie uns vorab mitteilen,
- wann Sie unseren Telefondienst in der Regel benötigen werden, z.B. während eines Urlaubs, in der Mittagspausen oder nach Büroschluss,
- wie wir Ihre Anrufer begrüßen sollen,
- ob wir Anrufe an bestimmte Kontaktpersonen Ihres Hauses weiterverbinden oder ob wir die Anruferdaten für einen späteren Rückruf Ihrerseits aufnehmen sollen,
- wie zu verfahren ist, falls festgelegte Kontaktpersonen gerade nicht erreichbar sind,
- ob wir Ihren Anrufern etwas mitteilen sollen,
- welche Daten der Anrufer für Ihren späteren Rückruf aufgenommen werden müssen,
- an welche Kontaktperson(en) unsere Benachrichtigungen über eingegangene Anrufe geschickt werden sollen.
Durch das Handling brauchen Sie sich künftig nicht jedes Mal erneut um irgendwelche Details zu kümmern.
Wir halten uns an diese Vereinbarung, die Sie selbstverständlich bei Bedarf ändern können. Das macht den Telefonservice von IhreTelefonZentrale.de so einfach und bequem.
So flexibel unsere Handlings sind, so professionell werden sie von unseren Mitarbeitern umgesetzt.
Der Abwesenheitsplaner
Es gibt Branchen, in denen es unerlässlich ist, Anrufer konkret
- über die Zeit und Dauer Ihrer Abwesenheit,
- den Grund Ihrer Abwesenheit
- und manchmal sogar Ihren aktuellen Aufenthaltsort
zu informieren oder Gelegenheiten, wie
- spontane, außerplanmäßige Termine,
die nicht im regulären Handling enthalten sind. In solchen Fällen kommt – ergänzend zum normalen Handling – der Abwesenheitsplaner ins Spiel.
Im Abwesenheitsplaner können Sie individuelle bzw. außerplanmäßige Abwesenheiten mit entsprechenden Anweisungen für uns eingeben, die nicht im regulären Handling enthalten sind.
Unseren Abwesenheitsplaner erreichen Sie jederzeit online unter https://abwesenheitsplaner.de (in Kürze auch zusätzlich per App).
Beispiel: Hat sich bei Ihnen kurzfristig ein Termin ergeben und Sie müssen in einer Stunde – oder gar sofort – aus dem Haus, können Sie für diese außerplanmäßige Abwesenheit das Handling in Echtzeit im Abwesenheitsplaner festlegen. In Echtzeit heißt: Dieses Handling wird sofort wirksam (bzw. zu dem von Ihnen festgelegten Zeitpunkt). Weitere Informationen finden Sie in unseren FAQ.
Ob Sie unseren Telefonservice zu regulären Zeiten benötigen oder ob wir Ihre Anrufe außerplanmäßig mit besonderen Anweisungen entgegennehmen sollen – auf IhreTelefonZentrale.de können Sie sich verlassen.
Anfragen und Aufträge entgegennehmen, auch wenn Sie nicht im Hause sind – unser Telefonservice.
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